Asistente de WhatsApp

¿Para qué sirve?

Permite operar el sistema escribiendo por WhatsApp, sin entrar a la aplicación. Le mandás un mensaje al número del asistente (por ejemplo: "pagué 15000 de nafta") y queda anotado, igual que si lo hubieras cargado a mano.

Empezó como una forma rápida de cargar gastos de caja, y hoy también sirve para:

• 💵 Movimientos de caja (gastos e ingresos comunes, ej. nafta, fletes).
• 👷 Sueldos y pagos a empleados (sueldo, adelanto, aguinaldo, vacaciones).
• 🏭 Proveedores: registrar compras y pagar lo que les debés.
• 📊 Consultas de saldo de proveedores: cuánto le debés a cada uno.

Es ideal para cargar todo al toque, desde el celular, mientras estás en la calle o en el taller.

Las ventas y los cobros de clientes se cargan desde el sistema

Por WhatsApp no se registran ventas, cobros ni señas de clientes.

No es un capricho: cobrar hoy es "esta plata es la cuota 3 de la obra Pérgola". Hay que elegir la obra y la cuota, y eso no entra en un mensaje. Si se cargara a ciegas, el recibo que le mandás al cliente diría una cuota distinta de la que pagó.

Se hace en dos clics: entrá a la obra → Pagos programados → Registrar cobro. Ahí sale el recibo para mandarle al cliente.

Si mandás un cobro por WhatsApp, el asistente te contesta que se carga desde el sistema y no registra nada.

📷 Captura pendiente: /img/caja/whatsapp-chat.png — ejemplo de conversación con el asistente.

Cómo funciona

1. Le escribís al número de WhatsApp del asistente.
2. El asistente entiende el mensaje: qué querés hacer, con quién, el monto, la moneda y el medio de pago.
3. Cuando la operación mueve plata contra la cuenta de una persona (un sueldo, un pago a proveedor), siempre te pide confirmación antes de registrar. Respondés SÍ o NO.
4. Te responde confirmando lo que registró y, cuando corresponde, el saldo actualizado de esa cuenta.

La regla de oro

El asistente confirma antes de mover dinero contra la cuenta de un empleado o un proveedor. Si algo salió distinto a lo que esperabas, respondé NO y volvé a empezar. Nada se registra hasta que confirmás.

Cómo te entiende el asistente

Cada mensaje que mandás se convierte en una intención: qué querés que pase en el negocio. El asistente no busca palabras mágicas ni un formato exacto — lee el mensaje y arma la operación completa con estas piezas:

• La acción: pagar, comprar o consultar. (Vender y cobrar se hacen desde el sistema.)
• La persona: el empleado o el proveedor (alcanza con parte del nombre; tolera errores de tipeo).
• Los detalles: el monto, la moneda, el medio de pago, el tipo de pago (sueldo, adelanto…).

Lo importante: no hace falta decir todo. Para cada detalle que no aclarás, el asistente usa el valor más habitual:

Si no decís…	El asistente asume
La moneda	Pesos
El medio de pago	Efectivo
El tipo de pago a un empleado	Sueldo
El monto de un sueldo	El pago del período del empleado

Por eso "Adelanto Tatiana 300 mil transferencia" alcanza para registrar la operación completa en un solo mensaje: la acción (adelanto), la persona (Tatiana), el monto ($300.000) y el medio (transferencia).

Qué palabra manda tu mensaje a cada módulo

Esta es la parte que conviene tener clara: el asistente decide en dos pasos, y los dos son predecibles.

Paso 1 — la palabra de acción

La primera palabra que reconoce de esta lista define qué tipo de operación es. Si hay más de una, gana la que está más arriba.

Si escribís…	El asistente entiende	Va a
vendí · venta · facturé	Una venta	🚫 No se registra: se carga desde la obra
compré · compra	Una compra	🏭 Proveedores
cobré · me pagó · me pagaron · recibí	Un cobro	🚫 No se registra: se carga desde la obra
sueldo · salario · aguinaldo · quincena · adelanto	Un pago al personal	👷 Sueldos
pagué · pago · abonar	Un pago	👷 Sueldos o 🏭 Proveedores (según a quién nombres)
saldo · deuda · cuenta corriente · estado de cuenta	Una consulta	📊 Consulta (no mueve plata)
seña · anticipo	Una seña de cliente	🚫 No se registra: se carga desde la obra
ninguna de esas	Un movimiento común	💵 Caja

Paso 2 — a quién nombrás

La regla que explica casi todo

Si no nombrás a nadie, el mensaje va a Caja.

El asistente busca un nombre después de "a", "para" o "al". Sin eso, entiende que es un gasto o un ingreso común y lo registra en la caja con su rubro.

Por eso "pagué 12000 de flete" va a Caja (dice de, no a) y "pagué 12000 a Acindar" va a Proveedores.

Cuando sí nombrás a alguien, dónde lo busca depende de la acción:

Escribiste	Busca en
compré … a Fulano	Proveedores
sueldo / adelanto … a Fulano	Empleados
pagué … a Fulano (sin decir sueldo)	Empleados primero, después Proveedores
saldo de Fulano	Proveedores y clientes

Cuando el nombre puede ser de dos personas

"Pagué 50000 a Pedro" busca primero entre los empleados. Si tenés un empleado y un proveedor que se llaman parecido, puede proponerte el que no era.

La solución es una palabra: "pagué 50000 al proveedor Pedro". Decir proveedor, empleado o cliente antes del nombre le dice exactamente dónde buscar, y deja de adivinar.

Cuándo te pregunta algo

Si al mensaje le falta un dato que no se puede adivinar, el asistente no falla ni registra cualquier cosa: te hace una sola pregunta por vez, la más importante primero.

• Falta el monto → "¿Cuánto?" — respondés solo el número y sigue.
• Hay varias personas parecidas (dos Juanes, por ejemplo) → te lista las opciones para que elijas.
• El nombre no coincide exacto → te propone el más parecido y te pide que confirmes con SÍ o NO.
• La operación mueve plata contra una cuenta → te muestra el resumen completo y espera tu SÍ final.

Reglas para tener en cuenta:

• La conversación pendiente dura 15 minutos. Si no respondés, se descarta sola y el próximo mensaje arranca de cero (nunca se mezcla con lo anterior).
• Podés escribir "cancelar" en cualquier momento para cortar la operación en curso. No queda nada registrado.
• Las consultas de saldo se responden directo, sin preguntas ni confirmación: solo leen información, no mueven dinero.

Cómo escribir los mensajes

No hace falta escribir "bonito" ni con un formato fijo. Alcanza con que el mensaje tenga tres cosas claras:

Qué incluir	Para qué sirve	Ejemplo
Qué hacés (el verbo)	Le dice si es un pago, una compra, un sueldo…	pagué, compré, sueldo, gasté
Con quién o de qué	El empleado, cliente, proveedor o el concepto	a Barbara, al proveedor Acindar, de nafta
Cuánto (el monto)	El importe de la operación	50000, 300 mil, 1,5 millones

De forma opcional podés agregar el medio de pago (efectivo, transferencia) y la moneda (en dólares). Si no los aclarás, usa efectivo y pesos por defecto.

💡 Un mensaje, una operación. Evitá meter varios pagos en un solo texto.

Guía de mensajes por tipo

A continuación, qué escribir para que cada operación se entienda bien.

👷 Sueldos y pagos a empleados

El asistente reconoce el nombre del empleado y el tipo de pago. Si no ponés monto, usa el pago del período según la frecuencia del empleado (semanal por defecto: el sueldo mensual del legajo ÷ 4), igual que el módulo de Sueldos. Si indicás un monto, se usa ese.

Querés…	Escribí algo así
Pagar el sueldo	Pago sueldo a Barbara
Pagar un monto puntual	Sueldo de Pérez 450000
Un adelanto	Adelanto de 100 mil a Juan
Aguinaldo / SAC	Pago aguinaldo a Barbara 320000
Vacaciones	Vacaciones a Pérez 280000
Por transferencia	Sueldo a Barbara por transferencia

ℹ️ El pago de sueldo queda anotado como egreso en la caja y, además, registrado en la ficha del empleado. Ver Sueldos.

🏭 Proveedores (compras y pagos)

Sirve para anotar lo que comprás y para pagar lo que le debés a un proveedor. Podés indicar si la compra fue de contado (pagada en el momento) o a cuenta (queda como deuda).

Querés…	Escribí algo así
Registrar una compra a cuenta	Compré 85000 al proveedor Acindar
Compra pagada en el momento	Compré 85000 a Acindar de contado
Pagar una deuda al proveedor	Pagué 50000 al proveedor Acindar
Pagar por transferencia	Pagué 50000 a Acindar por transferencia

💡 La palabra "proveedor" ayuda al asistente a buscar en la lista correcta. Es especialmente útil si el nombre también podría ser un cliente o un empleado.

Más detalle en Compras y pagos.

🤝 Clientes: desde el sistema, no por acá

Las ventas, los cobros y las señas de clientes no se cargan por WhatsApp. Se hacen desde la obra: Pagos programados → Registrar cobro, que además te deja el recibo listo para mandarle al cliente.

El asistente no registra nada y te contesta dónde va. Es a propósito: si lo cargara, la plata quedaría en la cuota equivocada y el recibo del cliente diría otra cosa.

Alcanza con que el mensaje hable de un cobro o una venta — no hace falta que nombres al cliente. Estos rebotan todos:

Escribís…	Te contesta
Cobré 150000 a Pérez	Las ventas y los cobros de clientes se cargan desde el sistema…
Cobro por transferencia 500000 rejas de sucursal de corro	ídem
Cobre de mano de obra de panadero sucursal corro 400 mil	ídem
Venta Asador Tito chapa 1500000 efectivo	ídem
Seña de 300000	ídem

ℹ️ "Compré cobre 50000" sí se registra. El asistente mira el verbo, no las palabras sueltas: comprar le gana a cobrar, así que el cobre como material sigue entrando normalmente.

Más detalle en Proyectos.

💵 Gastos e ingresos de caja (sin un tercero)

Para gastos o ingresos comunes que no van a la cuenta de nadie (nafta, fletes, una venta suelta). Acá conviene incluir si entra o sale plata, el monto y el concepto.

Querés…	Escribí algo así
Cargar un gasto	Pagué 12000 de flete
Cargar un ingreso	Cobré 50000 de un trabajo
Cargar desde un comprobante	Mandá una foto del ticket y agregá el dato que falte

💡 También podés mandar una foto del ticket o la factura: el asistente intenta leer el monto y el concepto solo. Si le falta algo, te lo pregunta.

El rubro, y cómo corregirlo en el momento

Cada gasto queda con un rubro (Combustible, Materiales, Sueldos…) y, cuando se puede, con la subcategoría: Materiales → Pinturería. Eso es lo que después alimenta En qué se fue la plata.

La respuesta del asistente te lo dice, para que un error se arregle en el momento y no tres meses después mirando el reporte:

✅ Registré el movimiento en la caja: nafta por $ 18.000. Rubro: Combustible - Nafta. Si va en otro, contestá "no, es <rubro>".

Si el rubro está mal, contestá "no, es materiales" (o "va en pinturería") y lo cambia. No mueve plata: no crea otro movimiento, no toca el monto ni la caja. Sólo cambia contra qué rubro quedó anotado.

Se puede corregir hasta una hora después y sólo lo que cargaste vos. Más tarde que eso, o si lo cargó otra persona, se cambia desde el sistema.

📊 Consultar saldos

Para saber cuánto te debe un cliente o cuánto le debés a un proveedor, sin mover plata.

Querés saber…	Escribí algo así
El saldo de un proveedor	Saldo del proveedor Acindar
El estado de una cuenta	Estado de cuenta del proveedor Acindar

ℹ️ El saldo de un cliente se mira en el sistema, en la ficha del cliente o en la obra. Lo de clientes es todo por ahí: una regla, sin excepciones que haya que acordarse.

ℹ️ Si la cuenta tiene saldos en pesos y dólares, el asistente los muestra por separado (ej. "$120.000 + US$300").

Cómo escribir los montos

El asistente entiende los montos de varias formas. Todas estas valen:

• 50000 → $50.000
• 300.000 → $300.000 (el punto se toma como separador de miles)
• 300 mil → $300.000
• 1,5 millones → $1.500.000
• 20 lucas → $20.000

💡 No hace falta poner el signo $. Si escribís un número con decimales reales (centavos), usá coma: 1234,50.

Pesos o dólares

Por defecto todo se registra en pesos (ARS). Para cargar en dólares, alcanza con mencionarlo en el mensaje:

• Pagué 500 usd a Acindar
• Compré u$s 1200 al proveedor Gómez
• Gasté 80 dólares de repuestos

Reconoce: dólar, dólares, usd, u$s, u$d, us$.

Medios de pago

Si no aclarás nada, el asistente asume efectivo. Para que quede como transferencia, mencionalo:

• Pagué 50000 a Acindar por transferencia
• Sueldo a Barbara transferencia

Confirmar, elegir y corregir

El asistente está pensado para no equivocarse con la plata. Por eso, según el caso, te puede responder con una de estas preguntas:

• Confirmación — "¿Confirmás el sueldo de $450.000 a Barbara por Efectivo? Respondé SÍ o NO." → respondé SÍ para registrar o NO para cancelar.
• Elegir entre varios — si hay más de una persona con ese nombre, te lista las opciones numeradas y respondés con el número.
• Confirmar el nombre — si escribiste con un error de tipeo, te pregunta "¿Te referís a Barbara López?" y respondés sí o no.
• Pedir el monto — si faltó el importe, te lo pregunta: respondé solo el número.

Cancelar siempre es seguro

En cualquier punto podés responder NO o "cancelar". Mientras no confirmes con SÍ, nada queda registrado.

Buenas prácticas (para que el mensaje se lea bien)

Para que el asistente entienda a la primera y vos confirmes sin sorpresas:

• ✅ Nombrá el rol cuando haya dudas: "al proveedor Acindar", "al cliente Pérez". Así no confunde un cliente con un proveedor del mismo apellido.
• ✅ Una operación por mensaje. Si tenés tres pagos, mandá tres mensajes.
• ✅ Escribí el nombre como figura en el sistema (o una parte clara). Si la persona no está cargada, el asistente te avisa: cargala primero desde la app.
• ✅ Aclará la moneda cuando sea en dólares; si no, se asume pesos.
• ✅ Revisá siempre el mensaje de confirmación antes de responder SÍ.
• ❌ Evitá mezclar números que no son el monto (números de factura, CUIT, teléfono) en el mismo mensaje: pueden confundir el importe.
• ❌ Evitá abreviaturas raras o frases largas con varios datos juntos.

Sobre el límite del plan

Cada mensaje (los que mandás y los que el asistente responde) cuenta dentro del límite mensual de tu plan. Podés ver el consumo en Configuración → Plan y uso.

Si se llega al límite del mes, el asistente deja de responder hasta el mes siguiente o hasta ampliar el plan. Mientras tanto, podés seguir cargando todo normalmente desde la aplicación.

Preguntas frecuentes

¿Necesito tener el sistema abierto? No. Justamente sirve para cargar sin entrar a la aplicación.

¿Quién puede usarlo? El número habilitado por tu empresa. Consultá con el administrador.

¿Puede pagar un sueldo o mover plata sin que yo lo sepa? No. Para sueldos, pagos a proveedores y cobros a clientes, siempre pide confirmación (SÍ/NO) antes de registrar.

Escribí un nombre con un error y no lo encontró. El asistente tolera errores de tipeo y te propone el nombre más parecido. Si aun así no aparece, puede que la persona no esté cargada en el sistema.

¿Registra en dólares? Sí. Por defecto usa pesos; si mencionás dólares, usd o u$s, lo registra en USD.

Si un movimiento quedó mal, ¿cómo lo corrijo? Corregilo desde la aplicación, en Operación de caja o en el módulo que corresponda (sueldos, ventas, compras).

Mandé un mensaje y no respondió. Puede que se haya alcanzado el límite mensual de mensajes del plan. Verificá el consumo en Configuración.